Släktförening Kaartinen rf:s stadgar

Släktföreningens stadgar godkändes den 14 maj 2004 vid sällskapets stiftande möte.
En förändring av föreningens stadgar godkändes vid släktmötet den 22 juli 2006

Släktförening Kaartinen rf:s stadgar

1 §
Föreningens namn är Släktförening Kaartinen rf, hemort är Helsingfors och verksamhetsområde är hela landet. Föreningen benämns hädanefter släktförening eller förening.
2 §
Syftet med släktföreningen är att klarlägga släktens olika faser och historia, slå vakt om släktens traditioner och befrämja känslan av samhörighet mellan medlemmarna.
3 §
Släktföreningen försöker att genomföra sina mål genom att;
-arrangera gemensamma möten, släktdagar, exkursioner, och liknande evenemang som berör föreningens verksamhet
-samla och arkivera information om släkten
-klarlägga och hjälpa medlemmar att klarlägga släktens olika faser samt delge medlemmarna resultaten av forskningen
-utöva släktföreningens mål att främja publikationsverksamhet samt
-främja medlemsvärvning och upprätthålla en uppdaterad förteckning över föreningens medlemmar
4 §
Som släktföreningens ordinarie medlemmar kan man acceptera alla personer som fyllt 18 år och som från mammans eller pappans sida tillhör släkten Kaartinen, eller som genom äktenskap kommit att tillhöra släkten Kaartinen.
5 §
Den som ansöker om medlemskap i släktföreningen ska anmäla sig till föreningens styrelse, som avgör vem som antas som medlem.
Styrelsen anmäler beslutet till den nya medlemmen efter sitt möte och de nya medlemmarnas namn upptas i protokollet. När man ansluter sig som medlem förbinder man sig också att följa släktföreningens stadgar.

En medlem som vill utträda ur föreningen ska anmäla detta skriftligt till föreningens styrelse eller till dess ordförande eller låta det protokollföras vid släktföreningens möte. Medlemskapet förfaller om medlemsavgiften inte betalats trots påminnelse. Styrelsen kan också frånta en medlem dennes medlemsskap efter eget gottfinnande.
6 §
Släktföreningens medlemmar ska betala den medlemsavgift som fastställs vart tredje år vid det ordinarie släktmötet. Medlemsavgiften kan vid behov justeras vid något annat möte än det ordinarie årsmötet. Styrelsen ska meddela om höjningsbehovet i möteskallelsen.

Medlemsavgiften betalas årligen i slutet av mars till släktföreningens bankkonto OKO Arkadia 578010-20014059, utan att någon faktura skickas ut. Medlemskapet förfaller om medlemsavgiften inte betalats trots påminnelse.

Föreningens styrelse kan bevilja befrielse från medlemsavgiften p.g.a. hög ålder, sjukdom eller någon annan orsak som lett till att betalningsförmågan minskat.

För att föreningen ska kunna upprätthålla informationsgången, måste en medlem anmäla till den registeransvarige om förändringar i sin post- eller e-postadress.
7 §
Som ständig medlem i släktföreningen anses man om man på en gång betalar medlemsavgiften tjugofalt.
8 §
Föreningsmedlemmarnas barn, som är under 18 år, kan ansluta sig till föreningen som ungdomsmedlemmar. De betalar ingen medlemsavgift men saknar också rösträtt vid föreningens möten.
9 §
Kunniapuheenjohtaja ja kunniajäsen ovat vapaat jäsenmaksusta.
På förslag av styrelsen kan släktmötet utnämna en person, som speciellt utmärkt sig i föreningens verksamhet, till hedersordförande eller hedersmedlem. Hedersordförande och hedersmedlemmar är befriade från medlemsavgift.
10 §
Över släktföreningens medlemmar ska styrelsen upprätthålla en medlemsförteckning.
11 §
Släktföreningens ärenden sköts av styrelsen, som väljs vid det ordinarie släktmötet för 3 år åt gången. Styrelsen består av 8 medlemmar. Den nya styrelsen inleder sitt arbete i början av det år som påföljer det ordinarie släktmötet.

Styrelsen väljer bland sig ordförande, viceordförande och sekreterare samt bland sig eller bland övriga medlemmar kassör och andra eventuella funktionärer. Styrelsens ordförande kallas också släktföreningens förman och viceordförande släktföreningens viceförman. Styrelsen är beslutför när släktföreningens förman eller viceförman och minst tre andra medlemmar är närvarande. Beslut fattas med enkel röstmajoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.

Under styrelsemötena måste man föra beslutsprotokoll.
12 §
Styrelsen kan tillsätta en kommitté bestående av styrelsemedlemmar eller andra medlemmar i släktföreningen för att ta hand om speciella uppgifter.
13 §
Rätt att teckna föreningens namn har släktföreningens förman och viceförman tillsammans eller någondera av dem tillsammans med föreningens sekreterare eller kassör.
14 §
Släktföreningen kan som stöd för sin verksamhet ta emot testamentarad förmögenhet, grunda fonder och med tillstånd av ifrågavarande myndighet arrangera insamlingar och lotterier. Föreningen kan äga fastigheter som är nödvändiga ur verksamhetssynpunkt.

Inom ramen för medlemsavgifterna bestämmer styrelsen om användningen av föreningens medel, men om genomförandet av större planer fattas beslut vid det ordinarie släktmötet.

Vid behov kan styrelsen kalla till extra ordinarie släktmöte.
15 §
Släktföreningens bokslut upprättas kalenderårsvis och revideras varje år. Det lämnas till revisor för revidering senast tre veckor före redovisningsperiodens slut. Revisorn ska ge ett skriftlig utlåtande till styrelsen senast två veckor före årsmötet. Utlåtandet förevisas i 3 års perioder vid det ordinarie släktmötet. Om styrelsen anser det motiverat, kan den kalla till ett extra ordinarie släktmöte också gällande bokföringsärenden.
16 §
Släktföreningens ordinarie släktmöte hålls vart tredje år. Styrelsen sänder ut möteskallelse varav framgår plats och tid. Till mötet måste föreningens medlemmar kallas minst fyra veckor på förhand med en kallelse som sänds per post eller e-post.

Ett extra släktmöte arrangeras när ett sådant beslut fattas vid mötet eller när styrelsen ser det som nödvändigt eller när minst en tiondedel (1/10) av föreningens röstberättigade medlemmar kräver detta skriftligt av styrelsen p.g.a. ett särskilt anmält ärende. Mötet måste arrangeras inom trettio dygn från det datum då kravet på ett extra möte har tillställts styrelsen.

Styrelsen kallar föreningens medlemmar till extra släktmöte per brev eller e-post minst två veckor före mötet.
17 §
Vid släktmötet väljer man ordförande och sekreterare och två protokolljusterare. Vid det ordinarie släktmötet besluter man om följande ärenden:
-godkännande av förra årets verksamhetsberättelse
-godkännande av förra årets redovisningsperiod, beslut att bevilja redovisningsskyldig ansvarsfrihet
-fastställande av kalenderårets verksamhetsplan och budget, som upprättats av styrelsen
-val av styrelsemedlemmar vart tredje år
-val av två huvudsakliga revisorer och två vicerevisorer för att revidera kalenderårets konton och föreningens administration
-fastställande av medlemsavgiftens storlek per kalenderår
-beslut om andra ärenden som nämnts i möteskallelsen
18 §
Vid släktmötet har alla närvarande medlemmar, som är medlemmar enligt dessa stadgar samt ständiga medlemmar, hedersmedlemmar och hedersordförande likadan rösträtt. Som mötets beslut fastställs den åsikt som fått de flesta rösterna, om inte dessa stadgar förutsätter kvalificerad majoritet. Om rösterna faller jämnt avgör ordförandes röst. Om rösterna faller jämnt vid val avgör lotten.
19 §
Beslut att förändra stadgar eller upplösa släktföreningen kan man fatta vid ett släktmöte bara om det uttryckligen anmälts i möteskallelsen. Beslut om att förändra stadgar förutsätter att två tredjedelar understöder beslutet i en omröstning. Beslut om att upplösa släktföreningen kräver samma röstmajoritet under två på varandra följande släktmöten, som hålls med minst två månaders mellanrum.
20 §
Om släktföreningen upplöses, beslutar man vid det sista släktmötet hur man ska använda föreningens egendom på ett sätt som främjar föreningens syften. Släktföreningens arkiv överlåts till Riksarkivet .
21 §
I allt annat följer man föreningslagens gällande bestämmelser.