Kaartisten Sukuseura r.y.:n säännöt

Sukuseuran säännöt hyväksyttiin toukokuun 14. päivänä 2004 seuran perustavassa kokouksessa.
Sukuseuran sääntöjen muutos hyväksyttiin sukukokouksessa heinäkuun 22. päivänä 2006.

Kaartisten Sukuseura r.y.:n säännöt

1 §

Yhdistyksen nimi on Kaartisten Sukuseura, kotipaikka Helsinki ja toimialue koko maa. Yhdistystä kutsutaan jäljempänä sukuseuraksi tai seuraksi.

2 §

Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvaisuuden tunnetta jäsentensä keskuudessa.

3 §

Sukuseura pyrkii toteuttamaan tarkoitusperiään;

•  järjestämällä yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita seuran toimintaan liittyviä samantapaisia tilaisuuksia

•  keräämällä ja arkistoimalla sukua koskevaa tietoutta

•  selvittämällä ja auttamalla suvun jäseniä selvittämään suvun vaiheita sekä saattamalla tutkimustyön tulokset jäsentensä tietoon

•  harjoittamalla sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa sekä

•  edistämällä jäsenhankintaa ja pitämällä jatkuvasti luetteloa seuran jäsenistä

4 §

Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on Kaartinen –nimiseen sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt.

5 §

Sukuseuraan pyrkivän on ilmoittauduttava seuran hallitukselle, joka päättää jäseneksi ottamisesta.

Hallitus ilmoittaa päätöksen uudelle jäsenelle kokouksensa jälkeen ja uusien jäsenten nimet kirjataan pöytäkirjaan. Liittyessään jäseneksi hän myös sitoutuu näihin sukuseuran sääntöihin.

Jäsenen, joka haluaa erota sukuseurasta, on ilmoitettava siitä kirjallisesti seuran hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka sukuseuran kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi. Jäsenyys raukeaa, mikäli jäsenmaksua ei ole muistutuksesta huolimatta maksettu. Hallitus voi myös erottaa jäsenen harkintansa mukaan.

6 §

Sukuseuran jäsenen tulee suorittaa varsinaisen sukukokouksen kolmen vuoden välein vahvistama jäsenmaksu. Tarvittaessa jäsenmaksua voidaan tarkistaa muussakin kokouksessa, kuin varsinaisessa vuosikokouksessa. Korotustarpeesta on hallituksen ilmoitettava kutsussa.

Jäsenmaksu suoritetaan vuosittain maaliskuun loppuun mennessä sukuseuran tilille OKO Arkadia 578010-20014059 omatoimisesti, ilman lähetettävää laskua. Jäsenyys raukeaa, ellei maksua ole suoritettu muistutuksesta huolimatta.

Seuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun syyn aiheuttaman maksukyvyn heikentymisen perusteella.

Tiedotuksen hoitamiseksi on jäsenen ilmoitettava jäsenrekisterinpitäjälle posti- tai sähköpostiosoitteen muutoksesta.

7 §

Sukuseuran ainaisjäseneksi katsotaan jäsen, joka yhdellä kertaa suorittaa jäsenmaksun kaksikymmentäkertaisena.

8 §

Seuran jäsenen alle 18 - vuotiaat lapset voivat liittyä seuraan nuorisojäseninä, jotka ovat vapaat jäsenmaksusta ja joilla ei ole äänioikeutta seuran kokouksissa.

9 §

Hallituksen esityksestä voi sukukokous kutsua sukuseuran kunniapuheenjohtajaksi tai kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa. Kunniapuheenjohtaja ja kunniajäsen ovat vapaat jäsenmaksusta.

10 §

Sukuseuran jäsenistä tulee hallituksen pitää jäsenluetteloa.

11 §

Sukuseuran asioita hoitaa hallitus, joka valitaan varsinaisessa sukukokouksessa kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Hallitukseen kuuluu kahdeksan jäsentä. Uusi valittu hallitus aloittaa työnsä seuraavan vuoden vaihteessa kun varsinainen sukukokous on pidetty.

Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja sihteerin sekä keskuudestaan tai ulkopuolelta rahastonhoitajan ja muut mahdolliset toimihenkilöt. Hallituksen puheenjohtajaa kutsutaan myös sukuseuran esimieheksi ja varapuheenjohtajaa sukuseuran varaesimieheksi. Hallitus on päätösvaltainen, kun sukuseuran esimies tai varaesimies sekä vähintään kolme muuta jäsentä on saapuvilla. Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni.

Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa.

12 §

Hallitus voi keskuudestaan tai muista sukuseuran jäsenistä asettaa avukseen toimikuntia erityisten tehtävien hoitamista varten.

13 §

Sukuseuran nimen kirjoittavat sukuseuran esimies ja varaesimies yhdessä tai jompikumpi heistä yhdessä seuran sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa .

14 §

Sukuseura voi toimintansa tukemista varten ottaa vastaan testamentattua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisen luvalla järjestää keräyksiä ja arpajaisia. Seura voi omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.

Seuran varojen käytöstä päättää hallitus jäsentulojen puitteissa, mutta suuremmat hankkeet viedään varsinaisen sukukokouksen päätettäväksi.

Tarvittaessa hallitus kutsuu koolle ylimääräisen varsinaisen sukukokouksen.

15 §

Sukuseuran tilit päätetään kalenterivuosittain ja tarkastetaan myös vuosittain. Ne on annettava tilintarkastajille tarkastettavaksi viimeistään kolme viikkoa tilikauden päätyttyä. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään kahta viikkoa ennen sen vuosikokousta.. Lausunnot esitetään kolmen vuoden jaksoissa kokoontuvalle varsinaiselle sukukokoukselle. Mikäli hallitus katsoo aiheelliseksi, voi se kutsua koolle ylimääräisen varsinaisen sukukokouksen myös tiliasioissa.

16 §

Sukuseuran varsinainen sukukokous pidetään kolmen vuoden välein hallituksen kutsusta sen määräämässä paikassa ja määräämänä aikana. Kokouksesta on ilmoitettava seuran jäsenille vähintään neljä viikkoa aikaisemmin kutsulla, joka on annettu tiedoksi kirjeellä tai sähköpostilla.

Ylimääräinen sukukokous pidetään, kun seuran kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Ylimääräisiin sukukokouksiin seuran jäsenet kutsuu hallitus kirjeellä tai sähköpostilla vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta.

17 §

Sukukokoukselle valitaan puheenjohtaja ja sihteeri sekä kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Varsinaisessa sukukokouksessa päätetään seuraavista asioista:

•  hyväksytään edellisen vuoden toimintakertomus

•  hyväksytään edellisen vuoden tilit, päätetään vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille

•  vahvistetaan hallituksen laatima alkaneen kalenterivuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio

•  valitaan hallituksen jäsenet joka kolmas vuosi

•  valitaan kaksi varsinaista tilintarkistajaa ja kaksi varatilintarkistajaa tarkastamaan alkaneen kalenterivuoden tilejä ja seuran hallintoa

•  päätetään kalenterivuonna kannettavan jäsenmaksun suuruus sekä

•  päätetään muista kokouskutsussa mainituista asioista

18 §

Sukukokouksessa on jokaisella sukuseuran läsnä olevalla jäsenellä, jolla on näiden sääntöjen mukainen jäsenyys ja ainais- ja kunniajäsenellä sekä kunniapuheenjohtajalla yhtäläinen äänioikeus. Kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jonka hyväksi useimmat äänet on annettu ellei näissä säännöissä edellytetä määräenemmistöä. Jos äänet menevät tasan, voittaa se mielipide, jonka puolesta puheenjohtaja on äänestänyt. Äänten ollessa vaaleissa tasan määrätään tulos arvalla.

19 §

Päätös sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta voidaan tehdä sukukokouksessa vain, jos siitä on kokouskutsussa nimenomaan ilmoitettu. Päätös sääntöjen muuttamisesta edellyttää, että sitä on kannattanut vähintään kaksi kolmannesta äänestyksessä annetuista äänistä. Sukuseuran purkamista koskevan päätöksen tekemiseen vaaditaan sama äänten enemmistö kahdessa peräkkäisessä sukukokouksessa, jotka pidetään vähintään kahden kuukauden väliajoin.

20 §

Jos sukuseura purkautuu, viimeisessä sukukokouksessa on päätettävä seuran omaisuuden käyttämisestä seuran tarkoitusperiä edistävällä tavalla. Sukuseuran arkisto on luovutettava Kansallisarkistolle.

21 §

Kaikessa muussa noudatetaan yhdistyslain voimassa olevia säännöksiä.